De wachtlijst is bedoeld voor evenementen die uitverkocht zijn. In plaats van dat een bezoeker een "uitverkocht"-melding ziet en wegklikt, kan hij zich met zijn gegevens inschrijven. Zo houd je zicht op de vraag die er nog is, en kun je die bezoekers alsnog benaderen zodra er tickets vrijkomen, bijvoorbeeld na annuleringen, bij extra capaciteit of bij een tweede datum.
De wachtlijst inschakelen
Ga naar het evenement en klik op Instellingen > Evenement. Onder het kopje Extra opties vind je de schakelaar Activeer wachtlijst. Zodra deze aan staat, toont de webshop het wachtlijstformulier bij een uitverkocht evenement. Zie je de schakelaar niet staan? Dan is de module Wachtlijst nog niet actief voor jouw organisatie; neem contact met ons op om die aan te zetten.
Wat de bezoeker invult
Het e-mailadres is verplicht. Daarnaast kunnen naam, telefoonnummer, het gewenste aantal tickets en het gewenste tickettype worden gevraagd, en indien gewenst aanvullende gegevens zoals geboortedatum, bedrijfsnaam en adres. Schrijft iemand zich twee keer in met hetzelfde e-mailadres voor hetzelfde evenement? Dan wordt de tweede inschrijving genegeerd, dus je krijgt geen dubbele vermeldingen in je overzicht.
De aanmeldingen bekijken
Zodra de wachtlijst aan staat, verschijnt in het menu van het evenement het onderdeel Wachtlijst. Bovenaan zie je direct het aantal aanmeldingen en het totale aantal tickets waar vraag naar is. In de tabel eronder staan naam, e-mailadres, gewenst tickettype, aantal tickets en de datum van inschrijving. Je kunt zoeken op naam en e-mailadres.
Aanmeldingen omzetten naar een uitnodiging
Komen er tickets vrij? Dan zet je een inschrijving om naar een uitnodiging. De bezoeker ontvangt dan automatisch een e-mail met een persoonlijke link om zijn tickets te bestellen. Bij het omzetten kun je kiezen:
Verkoopkanaal: bijvoorbeeld een besloten kanaal met voorrang of een aangepaste prijs.
E-mailtemplate: welke uitnodigingsmail wordt verstuurd.
Ticketlimiet: hoeveel tickets deze persoon maximaal mag bestellen. Standaard is dit het aantal tickets dat hij zelf heeft aangegeven.
Je kunt dit per persoon doen via het menu achter de regel, of meerdere personen tegelijk selecteren en in één keer omzetten. Let op: na het omzetten wordt de inschrijving uit de wachtlijst verwijderd, omdat de persoon dan een openstaande uitnodiging heeft.
Exporteren
Je kunt (een selectie van) de wachtlijst exporteren. In het bestand staan alle ingevulde gegevens, inclusief telefoonnummer, gewenst tickettype, aantal tickets en de datum van inschrijving. Handig als je de lijst wilt gebruiken voor een nieuwsbrief of voor je eigen administratie.
Goed om te weten
Er wordt niets automatisch verstuurd. Een bezoeker ontvangt pas bericht op het moment dat jij zijn inschrijving omzet naar een uitnodiging. Jij bepaalt dus zelf wie er aan de beurt is en wanneer.
De volgorde van inschrijving zie je aan de datum, maar het systeem dwingt geen volgorde af. Je bent dus vrij in wie je uitnodigt.
Wil je een inschrijving niet gebruiken, dan kun je die verwijderen.
Medewerkers hebben het recht Wachtlijst bekijken nodig om het onderdeel te zien. Administrators en bewerkers hebben dit standaard.
Zet je de wachtlijst later weer uit, dan blijft het menu-item zichtbaar zolang er nog aanmeldingen zijn, zodat je die niet kwijtraakt.
Verschil met voorinschrijving
De wachtlijst gebruik je nadat een evenement is uitverkocht. Een voorinschrijving gebruik je voordat de verkoop start: bezoekers laten dan alvast hun gegevens achter en krijgen daar direct een bevestiging van, zodat je ze bij de start van de verkoop kunt uitnodigen.